お手軽レンタル!!貸会議室で行う催事の良い所とは?!

イベント会場で働く女性

今の時代は、空間をレンタルして、その場を活用して様々な催事を行う機会が多くなっています。そこで最近多くの会社や企業が利用してるのが「貸会議室」です。貸会議室は必要な時のみ空間を有効的に活用出来る為、年々貸会議室の利用が高まっています。ここでは、貸会議室で催事を行う際のメリットについてご紹介したいと思います。

貸会議室の特徴について教えます!

光の入った茶系で統一された部屋

そもそも「貸会議室と一般的な貸スペースと何が違うの?」と、その違いが分からない人も多いと思います。一般的な貸スペースと貸会議室にはちゃんとした違いがあります。ここでは、まず始めに貸会議室の特徴をご紹介したいと思います。

貸会議室とは?

催事会場として、必要な時に必要な一定時間、空きスペースをレンタルする事が出来ます。貸会議室は貸し出している会議室の数が多いので、例えば、「急に催事場所を探さなくてはいけない…!!」と言った場合でも、空き部屋を探して活用する事が可能です。また、大体どこの貸会議室施設も30分~1時間からレンタルする事が出来るようになっています。なので、レンタルする際もお手軽で簡単に予約する事が出来ます。

貸し会議の設備とは?

貸会議室には設備や備品が色々揃っている事を知っていましたか?それぞれ貸会議室業者によって揃っている物は異なりますが、例えば、会議でスライドを映す為の大型スクリーンや、演説を行う為の演説台、催事を行う際に空間を仕切る為のパーテーション、Wi-Fi完備等があります。この他にもまだ色々な設備や備品が用意されているので、必要に応じて設備や備品をレンタルする事が出来ます。設備や備品に関しては、各貸会議室業者のHPを見て色々比較してみる事がおススメです。このように、貸会議室は様々なシーンにも対応出来る柔軟性があります。

催事会場として使用するメリットとは?

広いイベント会場

催事場としての需要が増えた貸会議室ですが、貸会議室を利用する主催者側にとっても、会場に足を運ぶ来場者側にとっても、双方に良いメリットがあります。では、そのメリットとは一体どんな事なのでしょうか。ここでは、双方のメリットについて触れていきたいと思います。

主催者側のメリット

貸会議室と言うのは、一般的なレンタルスペースとは違って都心のメジャーな駅に会議室を沢山構えています。例えば、自社の場所が郊外に位置していたり、アクセスが不便な所にある場合、自社で催事を行う事は難しいです。外部から人を招いて実施する予定ならば、尚更、場所について考えなければなりません。
その点、貸会議室であれば会議室を構えている場所が好立地である為、会場までのアクセスに困る事がありません。大体、最寄駅から徒歩圏内で来場出来る所に位置しているので、時間にも余裕をもって来てもらう事が出来ます。
⇨好立地である事=集客人数にダイレクトに影響します!!
なので、好立地に催事場を設ける事で、多くの人が催事場へ足を運ぶ事が期待出来ます。多くの人が催事に訪れてくれるだけ、自分の会社を沢山の人に知ってもらう事が出来たり、アピールする事にも繋がります。

多くの来場者にリアルな実体験を提供出来る

自社製品やサービスを来場者が実際に手に取る・使用する事が出来ます。このようなリアルな実体験を多くの人が体験する事で、メディアを利用した広告やデジタルマーケティング等よりも、遥かに多くの情報を来場者はキャッチする事が出来ます。

高い宣伝効果を得る事が出来る

催事と言うのは来場客が催事場に足を運んでくれる為、雑誌やweb広告等と比較すると記憶に残りやすいので、催事後に来場者が色々な人に催事の事を話す事で自然に自社宣伝を拡散出来る事が期待出来ます。

短い時間で多くの来場者に自社を売り込む事が出来る

立地が良い所で催事を開催する事で、催事内容に興味・関心を持った高い見込みが期待出来る多くの来場者に向けて大々的にアプローチ出来る良さがあります。催事場を訪れたいと思っている人=自社が提供する製品・サービスに興味・関心があると言えます。催事場に足を運んだ時は自社にとって顧客見込みだった来場者が催事後に自社の顧客になる、このようなコンバージョンを多く獲得出来る事が期待出来ます。このように、短期間で優良な多くの来場者に自社を売り込む事が出来る良さがあります。

事前準備・後片付けが簡単に出来る

催事を開催しようと思った時、「想像以上に準備に時間が掛かって大変だった…!!」そんな経験をされた人もいるのではないでしょうか。催事の内容にもよりますが、実際に催事を行うとなると、受付に必要な物、催事場で必要な物、と言うように結構準備しなければならない物が多いのです。

しかし、貸会議室では備品が充実している他、事前に用意しておきたい資料や配布物等も1~2日前に宅急便で業者に送る事が可能で、業者でしっかり保管をしてくれます。なので、事前準備に手間が掛かりません。更に、業者では会場セッティングを行ってくれるので、備品を含めた会場全体の準備は業者に任せる事が出来ます。また、催事が終われば後片付けも業者が行ってくれる所もあり、余った資料や配布物に関しても会社や企業に送り返してくれるサービスを行っている所もあります。自分達で全てをこなそうと思うと、忙しい貴重な時間割いて準備に取り掛からないといけないので、労力も要する為大変です。しかし、貸会議室を利用すれば、時間にも心にも余裕を持って催事準備~催事終了までスムーズに遂行する事が可能です。

来場者のメリット

来場者にとって貸会議室で催事が開催される良さは、何と言っても交通の便が良い事です。
催事会場が都心から離れた郊外に位置している場合だと、電車を何回も乗り継いだり、最寄り駅から車で30分位掛かってしまったり、会場までの道が分かりにくい等の状況が発生します。そうなると、催事場に足を運ぶのが億劫になって、来場意欲が低下する事にも繋がります。会場に辿り着くまでに労力を使ってしまって、催事場では疲れから有意義な時間を過ごす事が出来なかったり、来場者に負担が掛かってきます。また、土地勘があまりない人にとっても分かり易い場所に位置する催事場は、道に迷う事も無く安心して会場まで足を運ぶ事は出来ます。交通の便が良ければスムーズに催事場まで来場する事が出来、来場者も心に余裕を持て行動する事が出来たり、催事場では充実した時間を過ごす事が出来ます。

会議室の周辺地域環境が整っている!

立地が良い貸会議室は、周辺地域環境もしっかり整っている事が挙げられます。催事に訪れる人は、郊外から他県からと言うように様々な所から来場してくるケースもあります。そう言った場合、宿泊施設やご飯後食べる飲食店等が催事場近辺にあると助かります。主要駅の周辺に貸会議室は多くある為、近隣にはビジネスホテルや飲食店もあり催事場周辺で行動する事が出来て便利です。

まとめ

窓の大きな会議室

催事場として貸会議室を利用するメリットは、立地、設備、サービス等あらゆる面において多くある事がお分かり頂けたかと思います。催事場所でお困りの方は、是非、会場場所に貸会議室をレンタルしてみて下さいね。